Come McClaskey Orchards ha dimezzato i tempi di elaborazione delle buste paga

Tipi di frutta

Ciliegie

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1.600 acri / 647 ettari

Utilizzo dell'app Hectre

Da aprile 2022

Moduli in uso

Scopri come McClaskey Orchards ha dimezzato i tempi di elaborazione delle buste paga e cosa significa avere un rapido accesso ai dati sui costi.

Adottare la tecnologia per un processo di elaborazione delle paghe più rapido e preciso.

McClaskey Orchards LLC coltiva e gestisce oltre 1.600 acri di ciliegie dolci fresche di qualità premium. L'azienda si trova vicino a The Dalles, Oregon, ed è composta da 12 frutteti, per lo più aziende separate con investitori e locazioni separate dei proprietari terrieri. L'azienda impiega 150 lavoratori a tempo pieno/stagionali e circa 700 lavoratori addetti alla raccolta.

L'azienda è di proprietà di John e Dawn McClaskey. Nel 1990, dopo cinque anni di gestione del frutteto di ciliegie della sua famiglia, John decise che era giunto il momento di avviare la sua attività di ciliegie, McClaskey Orchards. Iniziò affittando un frutteto di ciliegie esistente con un raccolto di inizio stagione che avrebbe completato il frutteto di famiglia di mezza stagione che stava già coltivando. Negli anni successivi, John e Dawn, con l'aiuto delle figlie Rachel ed Emily, hanno fatto crescere l'azienda fino alle dimensioni odierne.

La tenuta dei registri e delle buste paga per una struttura aziendale così complicata è stata impegnativa e scoraggiante. Fortunatamente, quando John e Dawn sono andati in pensione, la generazione successiva di dirigenti, Rachel ed Emily, il direttore generale Silvestre Deras e il direttore delle operazioni sul campo Filemon Gallegos, hanno rapidamente abbracciato i vantaggi organizzativi e di risparmio di tempo della tecnologia.

Rachel, che divenne direttore generale dell'azienda nel 2003, sviluppò il suo programma software per tenere traccia del raccolto, poiché all'epoca non esistevano programmi software disponibili in commercio. Il software di Rachel funzionò bene per molti anni, ma non soddisfaceva tutte le esigenze tecnologiche dell'azienda. Hectre in soccorso! Nel 2022, McClaskey Orchards decise di utilizzare il software di gestione dei frutteti di Hectre per gestire il proprio libro paga.

In questo articolo, i direttori generali Rachel e Silvestre condividono le loro esperienze nell'adozione della tecnologia per automatizzare il complicato processo di gestione delle buste paga e delle schede attività di McClaskey Orchards, cosa significa avere un rapido accesso ai dati in un unico posto e perché McClaskey Orchards ha deciso di affidarsi a Hectre.

Le sfide del 2022

Non è stato un anno facile. La stagione del raccolto è stata breve e con un tonnellaggio basso, e ad aprile abbiamo avuto una grande tempesta di neve e gelate, che hanno ridotto la nostra produzione di circa la metà. Inoltre, i ritorni sui prezzi delle ciliegie per il coltivatore non sono stati quelli che ci si aspetterebbe durante diverse settimane della stagione, soprattutto considerando il tonnellaggio super basso disponibile sul mercato quest'anno.

Anche i prezzi per tutto continuano a salire e le nuove normative governative continuano ad aumentare le nostre esigenze di scartoffie e tenuta dei registri. Ora più che mai, tenere registri accurati e precisi di tutto ciò che riguarda la nostra attività è fondamentale e farlo nel modo più efficiente è un must.

Il passaggio doveva essere rapido e semplice. Questo è stato uno dei motivi per cui abbiamo deciso di dare a Hectre un'opportunità rispetto ad altre alternative sul mercato.

Verso febbraio di quest'anno, la nostra contabile ci ha comunicato che stava per iniziare una nuova avventura. Quindi, per rendere le cose più facili per la nostra nuova contabile, abbiamo dovuto in qualche modo semplificare il nostro complicato e dispendioso in termini di tempo processo di elaborazione delle buste paga. Il nuovo processo doveva essere più semplice e più efficiente in termini di tempo.

Il passaggio doveva anche essere rapido e semplice, ed è per questo che abbiamo deciso di dare a Hectre un'opportunità rispetto ad altre alternative sul mercato. Sono lieto di dire che Hectre ci ha aiutato a ridurre i tempi di elaborazione delle buste paga e a migliorare l'accuratezza della contabilità relativa alle buste paga orarie.

Abbiamo scoperto che Hectre è più intuitivo rispetto agli altri fornitori di software per la gestione dei frutteti.

Tempo per una semplicità intelligente

Con l'efficienza in mente, abbiamo pensato che fosse giunto il momento di buttarci nella tecnologia per la misurazione del tempo. Avevamo usato carta e penna per anni e, anche se funzionava ancora per noi, sapevamo che la tecnologia continua a migliorare e, a un certo punto, avremmo dovuto abbracciarla.

La stagione del raccolto è il momento in cui dobbiamo essere il più efficienti possibile; ci sono momenti in cui il nostro personale d'ufficio lavora fino a tardi la sera e deve aggiornare le informazioni dei dipendenti ed elaborare le buste paga. Abbiamo scoperto che Hectre era più intuitivo rispetto agli altri fornitori di software di gestione dei frutteti.

Avere la possibilità di personalizzare ed eseguire report sul lavoro quando ne abbiamo bisogno è una grande risorsa per il nostro team. È un altro motivo per cui abbiamo scelto Hectre.

Uno degli altri potenziali fornitori ci ha chiesto di contattarli quasi ogni volta che dovevamo apportare una semplice modifica, come aggiornare le informazioni sui dipendenti o lo stipendio di un dipendente. Non è l'ideale in un ambiente frenetico, specialmente durante la nostra stagione del raccolto. Dobbiamo essere in grado di modificare e aggiornare le informazioni rapidamente, in tempo reale, dove e quando è necessario, e non dipendere da qualcun altro.

Avere la possibilità di personalizzare ed eseguire un report sul lavoro quando ne abbiamo bisogno è una grande risorsa per il nostro team. È uno dei motivi per cui abbiamo scelto di usare Hectre. Il nostro vecchio programma software funzionava per noi perché era fatto su misura per le nostre esigenze. Otteniamo parte di quella stessa capacità con i report personalizzabili di Hectre, ed è per questo che abbiamo pensato che Hectre fosse la migliore opzione per la nostra attività.

Supporto quando ne abbiamo bisogno

La tecnologia è fantastica ma non perfetta, e presenta sempre dei difetti. Avere un servizio clienti affidabile era in cima alla nostra lista. Abbiamo sentito da altri frutteti che il supporto clienti dei concorrenti di Hectre non era così eccezionale. Quando abbiamo sollevato la questione con Hectre, ci è stato promesso che avremmo avuto supporto ogni volta che ne avessimo avuto bisogno. Siamo lieti di dire che è stato così.

Per noi, avere un servizio clienti affidabile era in cima alla lista. Con Hectre, ci è stato promesso che avremmo avuto supporto ogni volta che ne avessimo avuto bisogno. Siamo lieti di dire che è stato così.

Ogni volta che abbiamo bisogno di qualcosa, Ali, il nostro rappresentante del customer success di Hectre, è stato di grande supporto. Ci sono state volte in cui ci siamo mandati messaggi alle 10 di sera, parlando di qualcosa che era successo o di qualche funzionalità che sarebbe stato bello avere, ma non importava l'ora, il supporto di Ali è stato eccellente.

Il potere delle informazioni facilmente accessibili, accurate e in tempo reale

Uno dei maggiori vantaggi di Hectre è la maggiore accuratezza e l'accesso immediato alle informazioni. In passato, i lavoratori stimavano il tempo, arrotondando per eccesso o per difetto le ore lavorate. E se qualcuno commetteva un errore o qualcosa non sembrava giusto, dovevamo rintracciarlo per risolvere il problema.

Tenere traccia del tempo in modo più accurato e averlo registrato sull'app Hectre significa avere più controllo. È facile rivedere chi sta lavorando, dove sta lavorando e se ha timbrato in entrata o in uscita. Rende le cose eque per entrambe le parti; il datore di lavoro può assicurarsi di pagare per la giusta quantità di tempo e il dipendente può vedere che sta ricevendo la giusta retribuzione.

Risparmio di tempo nella gestione delle buste paga

Prima di Hectre, ogni dipendente consegnava una scheda attività scritta a mano con le ore lavorate, la posizione e quante pause o pranzi prendeva. Le schede attività venivano controllate da un supervisore, e poi da un manager, prima di essere infine inviate al contabile per essere nuovamente riviste.

Con Hectre, le informazioni vengono esportate dall'app e l'operazione richiede solo la metà del tempo.

Il contabile avrebbe dovuto passare da una scheda attività all'altra e inserire tutti i dati in un foglio di calcolo Excel. Era una vera seccatura. Ora con Hectre, le informazioni vengono esportate dall'app e ci vuole solo metà del tempo. Le piace tantissimo!

Accesso rapido ai report

Ci piacciono molto i report e la rapidità con cui possono essere creati. Sono di grande aiuto. Avere subito tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno è ciò che stavamo cercando. Prima di Hectre, se avevamo bisogno di scoprire un costo per acro più accurato di un certo lavoro, dovevamo tornare indietro e controllare tutte le schede orarie, circa 70 schede orarie ogni due settimane. Quindi sommare tutti quei numeri a mano per ottenere il risultato. Non era sicuramente efficiente o veloce.

In meno di due minuti possiamo ottenere le informazioni di cui abbiamo bisogno in un formato facile da modificare e manipolare.

Con Hectre, in meno di due minuti, possiamo ottenere le informazioni di cui abbiamo bisogno in un formato facile da modificare e manipolare. Questo ci ha dato la possibilità di utilizzare informazioni in tempo reale durante il nostro processo decisionale.

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