Come Hoddy's Fruit risparmia fino a 15 ore a settimana con l'app Hectre

Tipi di frutta

Mele

Misurare

136 acri / 55 ettari

Utilizzo dell'app Hectre

Dal 2018

Moduli in uso

Come la Hoddy's Fruit Company ha detto addio alle buste paga cartacee, ai controlli di qualità, ai tagliandi dei cassonetti e alla tenuta dei registri passando all'app Hectre Orchard Management.

Risparmio di tempo. Informazioni accessibili in tempo reale. Tenuta dei registri migliorata. Migliore gestione del personale.

Hoddy's Fruit Company è un frutteto di mele verticalmente integrato, giunto ormai alla quarta generazione, situato nella parte settentrionale dell'Isola del Sud della Nuova Zelanda.

Hoddy's coltiva e confeziona mele su circa 55 ettari (136 acri) per il fruttivendolo RD8. L'azienda ha una produzione annuale di circa 10.000 contenitori e impiega circa 100 persone nel magazzino di confezionamento e 50 persone nel frutteto.

Hoddy's Fruit Company coltiva mele di alta qualità da circa 100 anni, con il motto "Qualità senza compromessi". "Vogliamo davvero che la qualità sia l'esperienza chiave del consumatore, perché ci rendiamo conto che stiamo competendo con cioccolato e gelato, oltre ad altri frutti, quindi le nostre mele devono essere di prima qualità!" - Canaan Balck, responsabile della produzione del frutteto.

Ci siamo seduti con Canaan Balck, responsabile della produzione dei frutteti della Hoddy's Fruit Company, per discutere di come Hectre li abbia supportati nel loro successo.

L'inefficienza della carta

Sono passati circa cinque anni da quando siamo usciti dall'età oscura e abbiamo deciso di abbracciare la tecnologia nel frutteto. Per poco più della metà del tempo in cui ho lavorato qui, tutto è stato fatto con carta e penna, il che ha prosciugato il mio tempo e non è stato il modo più accurato per tenere traccia di tutto.

Il vecchio metodo era molto dispendioso in termini di tempo e tutti dovevano passare molto tempo a compilare moduli.

Ho trascorso un sacco di ore, compresi i fine settimana, e soprattutto al momento del raccolto, a scrivere i conteggi dei cassonetti, a controllare le schede dei cassonetti e a fare le buste paga. C'erano anche duplicati di tutte quelle informazioni. Nel complesso, significava che circa due ore del mio fine settimana le ho spese a fare scartoffie, che sicuramente si assottigliavano alla fine del raccolto.

Anche leggere la grafia delle persone, in particolare la mia, è un problema quando ci si affida a carta e penna per la tenuta dei registri. A volte non riuscivamo a leggere una scheda di un bidone, oppure c'era uno scarabocchio nel registro del trattore che sembrava un tre ma poteva essere un otto. L'amministratore delle retribuzioni era lasciato a decifrare la grafia e gestire il libro paga.

Quindi era un processo molto manuale, con l'amministratore del libro paga che probabilmente impiegava due o tre ore in più a settimana per inserire tutte le informazioni. I supervisori impiegavano anche tempo a compilare e controllare le schede attività, il che, nei periodi di punta, significava circa 10 ore di lavoro extra per supervisore. So che la maggior parte dei nostri supervisori ne era piuttosto stufa alla fine del raccolto.

Un libro paga più efficiente

Usiamo il modulo Timesheets and Payroll di Hectre da diversi anni ormai. Non abbiamo più timesheet cartacei e risparmiamo circa 10-15 ore a settimana nei periodi di maggiore attività e 4-5 ore a settimana nei periodi di minore attività.

Apprezzo sicuramente il fatto di avere più tempo libero nel fine settimana.

Con Hectre ora possiamo risparmiare fino a 15 ore alla settimana.

Un frutteto più efficiente

Come il libro paga, i lavori nei frutteti venivano monitorati in modo molto manuale con carta e penna. I supervisori dovevano scrivere ogni tagliando del contenitore con il nome del raccoglitore, la varietà e il blocco. Il conducente del trattore avrebbe anche registrato ciò che aveva portato nel capannone ombreggiato, e quel registro sarebbe stato utilizzato come backstop per ricontrollare e risolvere eventuali problemi.

Con Hectre basta aprire l'app e tutte le informazioni sono già lì.

In termini di tempo, se riesci a immaginare di scrivere i nomi delle persone, più le varietà, i blocchi e le date, ci vuole circa un minuto per scheda. Poi, se c'erano degli errori, avevi tutti questi biglietti del cestino da setacciare per scoprire cosa era andato storto.

Con Hectre, bastano pochi secondi per stampare una scheda di cassonetti e non dobbiamo fare telefonate per rintracciare le informazioni. Invece, basta aprire l'app per vedere cosa sta succedendo. E il nostro personale del magazzino di imballaggio e il conducente del trattore possono anche controllare l'app per vedere quanti cassonetti sono stati multati e quant'altro.

Controllo di qualità affidabile

Con il nostro sistema precedente, il nostro controllo qualità veniva effettuato registrando difetti o danni su un foglio di carta A4, uno per ogni raccoglitore. Ci si ritrovava con pile di fogli A4, alcuni dei quali si ricoprivano di fango o finivano nel retro di un camion da qualche parte, e alcuni con una grafia difficile da leggere.

Registri di controllo qualità affidabili ci aiutano a garantire la massima qualità della frutta e a competere in mercati che richiedono sempre più un monitoraggio dei controlli qualità più accurato.

Negli ultimi cinque anni, c'è stata una spinta verso la fornitura di registri di controllo qualità più accurati, specialmente in alcuni mercati e per il controllo di parassiti e malattie. Quindi, quando le informazioni di controllo qualità non sono leggibili o non sono registrate correttamente, ciò rende molto difficile la fase di auditing. Il controllo qualità è davvero importante per garantire che abbiamo la frutta di massima qualità e ci rende anche più competitivi nei mercati che richiedono sempre più un monitoraggio del controllo qualità più accurato.

Grazie al modulo QC di Hectre, con il semplice tocco di un pulsante ho accesso a tutte le informazioni QC provenienti dal frutteto e dal magazzino di confezionamento.

Grazie al modulo QC di Hectre ho accesso a tutte le informazioni QC dell'intera azienda e il reporting è un ottimo strumento per una migliore gestione del personale e del tempo.

Informazioni facilmente accessibili in tempo reale

Avere accesso a informazioni in tempo reale è estremamente utile. Con un sistema basato su carta, non si poteva mai sapere esattamente come andavano le cose o se c'erano problemi da risolvere fino a molto più tardi. Quindi si poteva finire per supporre cose come se un albero fosse stato potato o meno. Quando si ha accesso a informazioni in tempo reale su buste paga e blocchi, non è più una questione di supposizioni.

Trovo anche i report di Hectre molto utili, principalmente perché sono in tempo reale. Quindi per obiettivi e budget, tutto ciò di cui un manager deve occuparsi, è fantastico andare in Hectre e vedere quante ore sono state spese per potare un blocco o qualsiasi altro lavoro. Posso vedere come stiamo monitorando, se abbiamo trascorso troppo tempo su un lavoro o se siamo sulla buona strada. Quindi Hectre ci consente di rimanere al passo con le cose, ed è un ottimo strumento per una migliore gestione del personale e del tempo.

Passare alla tecnologia

Siamo stati tra i primi coltivatori a iniziare a usare Hectre dopo aver incontrato il team quando Hectre era ancora agli inizi. Abbiamo dato loro un sacco di feedback su cosa pensavamo che un sistema di gestione dei frutteti potesse fare per la nostra attività, ci è piaciuto il processo di consultazione e abbiamo deciso di dare una possibilità a Hectre. E da allora siamo clienti fedeli.

Anche uno dei nostri dipendenti andato in pensione la settimana scorsa ha imparato molto in fretta.

C'erano alcune preoccupazioni sull'implementazione della tecnologia, principalmente sul fatto di affidarsi a essa, come cosa succede se i dati vengono persi o cancellati. Fortunatamente, anche nelle fasi iniziali, Hectre era molto affidabile. Se c'era un problema, era sempre facile contattare il team Hectre e risolvere il problema.

C'era un po' di esitazione da parte di alcuni dei nostri membri più anziani nell'usare la tecnologia, ma in genere abbiamo scoperto che una volta provata, ci prendevano subito la mano. La settimana scorsa uno dei nostri dipendenti è andato in pensione, e ha imparato molto in fretta e si è davvero divertito a usare Hectre.

Cosa diresti agli altri coltivatori che stanno pensando di acquistare Hectre?

Il risparmio di tempo, unito a una migliore tenuta dei registri e all'accesso in tempo reale alle informazioni con Hectre, hanno rappresentato per noi una svolta.

Con Hectre, il risparmio di tempo, unito a una migliore tenuta dei registri e all'accesso in tempo reale alle informazioni, hanno rappresentato per noi una svolta.

Si ottiene anche un aumento della produttività avendo più tempo a disposizione per svolgere attività più importanti, anziché sprecarlo in buste paga o compilando scontrini per la spazzatura.

Penso che la chiave sia essere aperti e provare. Tutti i nostri supervisori che hanno utilizzato Hectre nel corso degli anni direbbero di non voler tornare a un sistema cartaceo e penna. E se mi venisse data la possibilità di tornare alla carta, diciamo solo che rifiuterei educatamente!